Les réunions sont essentielles, non seulement pour atteindre un objectif fixé de circulation de l’information ou de résolution de problèmes, mais c’est aussi l’occasion d’exercer ses talents de communicateur, de stimulateur et valorisateur des qualités des participants, et ainsi être reconnu comme l’animateur de l’équipe des enseignements technologiques.
Organisation des réunions
L’objet de la réunion
- Partager l’information pour :
- Expliquer, normaliser le message, en bénéficiant des réactions
- Fixer les actions, les moyens et les procédures utilisés
- Faire le point, le bilan, des actions et analyser les écarts
- Fédérer les participants autour d’un projet
- Identifier et/ou résoudre un problème
- En réunissant toutes ses composantes
- En obtenant le consensus du groupe
L’ordre du jour doit être court et précis. Il doit être diffusé aux personnes concernées, voire affiché, plusieurs jours à l’avance, afin de leur permettre d’y réfléchir, de réunir les éléments nécessaires. Il comprend : la date, l’heure de début et de fin de la réunion, le lieu, les sujets abordés et le temps qui leur sera consacrés, les documents à emmener, la préparation préalable. Dans le cas de participants extérieurs à l’établissement, il convient de leur fournir un plan d’accès au lycée indiquant le lieu de stationnement et de prévenir les agents chargés de l’accueil et du standard téléphonique de la tenue de la réunion.
Il ne faut pas engager de réunion pour transmettre une information, si l’ordre du jour est trop flou, si elle n’est pas préparée, si des « personnalités » importantes sont absentes, si la durée impartie est insuffisante.
Les participants
Plus le nombre de participants est important, plus la durée de la réunion devrait être courte. Le nombre optimal de participants dépend du type de réunion effectué:
- Circulation d’information : de deux à plusieurs dizaines
- Résolution de problème : de 5 à 15 participants
Si la réunion s’adresse à des participants extérieurs à l’établissement, il faut penser à flécher le chemin pour se rendre au lieu d’accueil.
Si la réunion commence en tout début de matinée ou d’après-midi, et d’autant plus s’il s’agit de participants extérieurs à l’établissement, il est bon de prévoir un accueil avec d’un café. Si une réunion de transmission de l’information doit durer plus de deux heures, il faut prévoir des pauses de quelques minutes, permettant l’échange entre participants et le repos de leur attention. Si la réunion dure au-delà d’une demi-journée, l’organisation du déjeuner ou dîner en groupe doit être prévue.
La salle
Elle doit être confortable et accueillante. Sa taille doit être adaptée au nombre de participants : pas trop petite, pour ne pas gêner physiquement et/ou psychologiquement les participants, ni trop grande, afin d’éviter leur dispersion et le manque de cohésion du groupe. Elle devra être agencée en fonction de l’importance du groupe et de l’objectif recherché :
- Disposition en U : cet agencement est le meilleur lorsque vous voulez qu’une dynamique de participation s’instaure dans le groupe, le face à face suscitant une communication efficace et des discussions entre les participants. La taille optimale du groupe est d’une vingtaine de participants. La salle doit être d’une surface de 45 à 80 m².
- Disposition en salle de classe : cette disposition convient dans des salles de 100 à 300 m² pour des groupes moyens (de 20 à 40 personnes) ou importants (de 40 à 100 personnes) et des séances longues. L’objectif est principalement la transmission de l’information, les conférences de formation, des animateurs vers les participants. La communication ne peut s’effectuer qu’entre les orateurs et le groupe par un jeu de questionnement et de réponses. Dans le cas d’un groupe moyen, l’efficacité de la réunion et l’échange entre les participants peut être amélioré en disposant les tables en angle, de telle manière à augmenter l’espace de travail et les échanges directs entre les intervenants.
- L’amphithéâtre ou l’auditorium n’est adapté qu’au grand groupe, lorsqu’une participation faible ou nulle du groupe est envisagée. Il s’agit donc de transmettre une information ou de faire une formation par méthode directive des participants. Dans ce cas, il convient d’utiliser des outils audiovisuels de grande qualité (sonorisation, projection), afin que le groupe puisse bénéficier pleinement de tous les canaux de transmission de cette information. La prise de notes, s’il y a lieu, doit être limitée au strict nécessaire et remplacée, dans la mesure du possible, par une distribution de documents de synthèse en début ou fin de séance. Celle-ci doit être courte ou, au plus, moyenne (1/2 journée).
Le matériel
- Le tableau de feuille de papier : ce bloc est utilisé pour des réunions courtes et interactives.
- Le rétroprojecteur : c’est l’outil le plus utilisé, pour tout type de réunion. Il permet de travailler dans une salle éclairée. Notons que la tablette à rétroprojeter permet de projeter l’image d’un écran d’ordinateur, qui, lui-même peut être équipé d’un logiciel de présentation.
- Le projecteur de diapositives ou de cinéma : ils s’utilisent dans une salle obscure, souvent pour des groupes moyens ou importants, mais empêche la prise de notes et la participation. L’appareil doit être placé derrière l’auditoire, à environ 2 m de haut, pour ne pas le gêner.
- Le lecteur de DVD : d’utilisation facile, il permet de présenter facilement certaines situations.
NB : prévoyez une ampoule de secours si vous utilisez un moyen de projection, et placez les câbles d’alimentation des appareils électriques de telle manière que ni les orateurs, ni les participants soient gênés. Préparez votre salle auparavant avec le matériel nécessaire, en ayant pris soin de vérifier son utilisation et bon fonctionnement. Étudiez la place appropriée à la disposition des différents documents.
Les supports visuels (transparents, diapositives, animations…)
Ils permettent aux participants une meilleure mémorisation des informations données, et à l’animateur d’organiser son intervention autour des points clés visualisés, sans s’écarter de l’objet de la réunion. Le support visuel permet de clarifier et renforcer le message transmis, de faire ressortir l’essentiel, de permettre une concentration de l’auditoire sur des éléments simples à interpréter et agréables à regarder. L’outil informatique facilite grandement la conception et l’édition de ces supports.
Règles importantes de l’animateur
Avant la réunion
Distribuer les convocations avec l’ordre du jour au moins une semaine à l’avance. Préparez les participants à cette réunion en exposant clairement l’objectif à atteindre et ce que vous attendez de leur participation. Planifiez et préparez votre intervention : exposés, supports visuels, testez le matériel, leur disposition, celle des documents, les déplacements. Préparez et organisez les questions que vous poserez aux participants, prévoyez les arguments et vos réponses.
Au début de la réunion
Rappelez l’ordre du jour, les objectifs de la réunion, sa durée, son déroulement, le moment des pauses, et expliquez le rôle des participants. S’il y a lieu, désignez un, ou plusieurs, secrétaire(s) de séance chargé(s) d’élaborer le compte-rendu.
Pendant la réunion
Il faut encourager la participation de tous, s’il y a lieu, par des questionnements ouverts ou directs, et surtout maintenir le contrôle du bon déroulement de la réunion. Pour cela, vous devez ignorer, ou évitez de renforcer, les remarques ou réponses qui ont tendance à sortir du sujet de la réunion. Posez les questions spécifiques à l’objectif de la réunion et, si des écarts trop manifestes se produisent, répétez les points à l’ordre du jour.
Si un participant a tendance à monopoliser la parole ou cherche à dominer le groupe, demandez-lui avec tact de laisser les autres s’exprimer, soyez plus directif en questionnant le reste du groupe. Il ne faut jamais rabaisser un participant par des propos de votre part ou du groupe. Utilisez l’humour pour apporter un moment de détente, si nécessaire.
Il est normal que des oppositions se manifestent dans un groupe, une trop grande passivité serait beaucoup plus inquiétante. L’hostilité doit s’exprimer librement et complètement, ce faisant elle s’affaiblira et se nuancera d’elle-même. Cherchez la véritable objection qui pourrait se dissimuler derrière celle formulée. Une objection peut utilement se transformer en question au groupe ou à l’opposant, qui peut faire alors faire valoir ses propositions. Si le groupe devient agressif par son questionnement ou ses propos, rejette toute proposition, et que vous risquez de perdre le contrôle de la réunion, sachez faire une synthèse rapide et fidèle des oppositions manifestées ; proposez un complément d’information ou d’étude en vue d’une autre réunion. Ne persistez jamais jusqu’à la rupture avec le groupe, ce qui serait un échec grave pour tous.
En fin de réunion
Résumez aux participants les points abordés et les solutions retenues s’il y a lieu, énumérez les conclusions.
Après la réunion
Soulignez les actions à entreprendre, en précisant qui doit faire quoi et quand, au besoin, élaborer un compte-rendu écrit distribué aux participants. Prenez contact avec les participants qui ont eu des comportements d’opposition systématique, d’obstruction ou d’inertie, de passivité, et tentez, par l’information et l’entretien individuel, d’obtenir des changements d’attitudes ou de rechercher les points d’accords éventuels sur lesquels vous appuyer. Au besoin, minimisez influence éventuelle de ces « fortes personnalités » en fédérant le reste de l’équipe pédagogique autour de quelques idées forces.