Nous n’aborderons ici que certains aspects pratiques en relation directe avec la fonction du DDFPT et de l’Assistance. Dans le cas d’une participation directe aux jurys et/ou aux secrétariats d’examens, nous vous conseillons de lire attentivement les réglementations, générales et spécifiques, des examens concernés, ainsi que les recueils d’instructions (mémentos) fournis aux chefs de centre et aux présidents de jurys par le service des examens et concours (Bac, Btn, BTS) ou Inspection Académique (CAP, BEP, Bac-Pro).
Organisation, déroulement des épreuves
L’organisation des épreuves pratiques dans le cadre des examens et/ou des évaluations en cours de formation reviennent normalement au DDFPT et à son Assistance. Le DDFPT est également amené à participer à certaines réunions d’organisation des épreuves (déroulement, choix des examinateurs, des surveillants, jurys), au niveau du service des examens et concours du rectorat (Bac, Bac-Pro, BTS) et de l’I.A. (CAP, BEP, Mentions Complémentaires).
Dès que les dates des épreuves sont connues et que les convocations arrivent aux professeurs, deux plannings sont élaborés : l’un pour la préparation et l’utilisation des ateliers et laboratoires par les épreuves, l’autre pour l’occupation des professeurs par les surveillances, les interrogations et corrections d’épreuves.
La participation des professeurs à la surveillance, aux interrogations et corrections des examens, est une obligation de service, toute absence devant être valablement justifiée.
Il faut rester rigoureux envers les conditions d’organisation et de déroulement des épreuves d’examen. Notamment, il faut veiller à la confidentialité de certaines informations concernant les examens, dont la diffusion au moment défini est limitée aux personnes directement concernées, et aux règles permettant une stricte égalité des conditions d’examen pour chaque candidat (en temps, matérielles, etc.). Ces principes sont indispensables, afin d’éviter les fraudes et les contestations ultérieures. En cas de flagrant délit de fraude, l’élève est autorisé à continuer les épreuves, sauf s’il perturbe son déroulement ou s’il y a substitution de personne.
Secrétariat d’examen, présidence du jury
Le secrétariat des examens technologiques (report, traitement des notes, édition des résultats) est, dans certains cas, organisé au niveau du DDFPT et de son Assistance technique.
Dans le cas d’un centre de regroupement du secrétariat d’examen, il convient de s’assurer de la livraison à la date requise des paquets de copies, listes des résultats des épreuves pratiques ou orales, par les autres établissements concernés. Un contrôle du contenu des paquets doit être fait devant le livreur, avec signature d’un bordereau de réception notifiant le nombre de copies, de documents, de listes d’émargement, afin d’éviter toute erreur ou contestation ultérieure.
Pour les copies d’épreuves écrites en enseignement général qui doivent être confiées à plusieurs professeurs pour correction, il convient de procéder auparavant à un mélange des différentes salles d’examen et établissements, s’il y a lieu. Il faut également effectuer un contrôle quantitatif des copies à la remise des épreuves aux correcteurs, puis à la récupération. La constitution d’un graphique des notes établi par chaque correcteur est quelquefois demandé, afin de permettre au jury de rectifier un écart éventuel de notation entre plusieurs professeurs pour une même épreuve. Durant toutes ces opérations, l’anonymat des candidats doit être scrupuleusement respecté.
Toutes les précautions doivent être prises afin d’éviter les erreurs matérielles dans le report et le traitement des notes (contrôle croisé à deux personnes, l’une lisant, l’autre saisissant, et édition et relecture des listes de notes). Il faut également effectuer un contrôle des listes de notes et des bénéfices éventuels au regard des listes d’émargement des candidats.
Au moment des délibérations, le secrétariat d’examen doit tenir à la disposition du jury les copies corrigées à toutes fins utiles.
Réclamations, archivages, bourse de sujets
Les copies (ou plutôt photocopies !) peuvent être montrées au candidat effectuant une réclamation dans les sept jours suivant la publication des résultats définitifs, afin de vérifier l’absence d’erreur matérielle dans le report de note (erreur de saisie, de calcul et/ou totalisation des points). Il ne sera donné aucune suite aux demandes de nouvelle correction, toutes les précautions ayant été prises pour une correction anonyme et une équité dans la notation (mélange des copies remises aux différents correcteurs, etc.), le jury étant souverain. Seul le tribunal administratif peut permettre la convocation d’un nouveau jury et la tenue d’une nouvelle délibération.
Les résultats des épreuves pratiques (maquettes, etc.) seront conservés pendant un an dans l’établissement centre de jury, en vue d’une contestation éventuelle, sauf si le sujet prévoit la réutilisation d’éléments pour les sessions suivantes.
Les sujets en excédent seront utilement conservés par le DDFPT pour confectionner une bourse à la disposition des enseignants de l’établissement. D’autres sujets peuvent être obtenus auprès des services des examens et concours des différents Rectorats, ou du Ministère, ou du CRDP.